7 PROCESSOS
Diversas são as definições para a palavra processo. Sua
origem está relacionada ao latim “procedere”, de “pro” (à frente) mais “cedere”
(ir), ou seja, em sua etimologia, o termo processo pode ser entendido como um
conjunto de passos para avançarmos ao encontro a um objetivo pré-estabelecido.
Segundo o guia BPM CBOK® (2009)[2], “processo é um
conjunto definido de atividades ou comportamentos executados por humanos ou
máquinas para alcançar uma ou mais metas [...] são compostos por várias tarefas
ou atividades inter-relacionadas que solucionam uma questão específica”. Além
disso, o guia afirma que “os processos são disparados por eventos específicos e
apresentam um ou mais resultados que podem conduzir ao término do processo ou a
transferência do controle para outro processo”.
No âmbito do Governo Federal, considerando os conceitos
e as diretrizes do Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização (GesPública)[3], encontramos definições
que traduzem processo como “um conjunto de decisões que transformam insumos em
valores gerados ao cliente/cidadão”, ou ainda, “um conjunto de recursos e
atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas)
em serviços/produtos (saídas)”.
Observa-se, de modo geral, que os conceitos disponíveis
apontam para o entendimento de que um processo transforma INSUMOS em PRODUTOS
ou SERVIÇOS, utilizando RECURSOS disponíveis, seguindo condições estabelecidas
pela REGULAMENTAÇÃO, por meio de um conjunto pré-estabelecido e sequencial de
ATIVIDADES.
Processo pode ser
definido como um conjunto de atividades ou comportamentos internos rotineiros,
executados por humanos ou máquinas para alcançar uma ou mais metas e compostos
por várias atividades inter-relacionadas que solucionam uma questão específica
transformando insumos em produtos ou serviços.
Processo, então,
é a forma como a partir de um ou mais INSUMOS (o que precisamos), agregamos
valor através da execução de ATIVIDADES (o que fazemos) realizadas nas
organizações e suas unidades, entregamos um RESULTADO (o que entregamos).
O processo é suportado por RECURSOS (aonde fazemos, o que e quem utilizamos),
que podem ser humanos, sistemas de informação, equipamentos, edificações, entre
outros, e orientado pela REGULAMENTAÇÃO (porque, quando e como fazer), a
exemplo de políticas, mecanismos de controle, legislações, regras de negócio. A
figura abaixo representa o processo e seus elementos.
Figura 9- Elementos de um processo.
Tomemos como exemplo o processo genérico de compras. No
serviço público, a partir das necessidades apresentadas pelos agentes públicos,
formalizadas na forma de especificações técnicas (INSUMOS), são executadas
diversas ações (ATIVIDADES) para a aquisição dos materiais e/ou serviços
demandados (PRODUTOS). Além disso, a execução do processo é norteada por uma
série de normas internas e externas, em especial a lei nº 8.666/93 (REGULAMENTAÇÃO),
sendo, ainda, requeridos sistemas, pessoal e equipamentos (RECURSOS) para
realização do processo.
No entanto é importante ressaltar que quando falamos de
processo não estamos falando das unidades organizacionais, nem das atribuições
específicas da área de responsável em um processo de compras, como citado
anteriormente. Estamos falando de como funciona o processo, o que inclui
atividades realizadas por diversas áreas para transformar insumos em produtos e
serviços.
Um processo não é limitado a uma área funcional e isso
fica mais evidente quando nos deparamos com um problema na aquisição de insumos
realizada em um processo de compras, por exemplo. A origem do problema poderá
estar em diversas áreas. Seja no demandante, que não consegue especificar de
forma adequada as suas necessidades de compra; seja na área de licitações, a
qual não elabora adequadamente o edital; seja, ainda, no almoxarifado, que não
controla adequadamente o estoque, levando à execução de compras desnecessárias.
Quando queremos resolver problemas na aquisição de bens
e serviços não adianta, por exemplo, apenas focar dentro da área funcional de
compras. É necessário construir uma visão integral do processo, que denominamos
de visão ponta-a-ponta, e entender como as decisões são tomadas ao longo do
tempo, e aí sim propor melhorias com base nessa visão do todo.
Como exemplo, consideremos a emissão da carteira de identidade civil (RG), que é o resultado de um processo
cujo objetivo final é atender a um cliente externo: o cidadão.
Cabe ressaltar que, até chegar ao cidadão, são
executadas, em uma sequência temporal e pré-determinada, diversas atividades,
como atendimento ao público, conferência de documentação, confecção do RG, envio do RG à unidade solicitante, recebimento do RG e sua entrega final ao cidadão. Nesse processo, os colaboradores da
organização se relacionam com usuários internos e externos, fornecendo e/ou
recebendo insumos e consumindo recursos em busca de um objetivo comum: a entrega
do passaporte ao cidadão.
Com base no exemplo citado, nota-se, com
clareza, a diferença entre processos (rotineiros) e projetos (temporários e
voltados a resultados exclusivos). Como forma de reforçar a relação e a
diferenciação entre os conceitos de projeto e processo, cabe destacar que um
projeto pode ter como objetivo a criação ou o aprimoramento de um processo.
[2]
O BPM CBOK® é um corpo comum de conhecimentos sobre BPM (Gestão de
Processos de Negócio) e foi projetado pela Association of Business Process
Management Professionals (ABPMP) para auxiliar profissionais de Gestão de
Processos, fornecendo uma visão abrangente das questões, melhores práticas e
lições aprendidas sobre o tema. Para saber mais acesse: http://www.abpmp-br.org/
[3]
O Programa Nacional de
Gestão Pública e Desburocratização (GesPública) é o resultado da evolução
histórica de uma série de iniciativas do Governo Federal para promover a gestão
pública de excelência. Criado em 2005 por meio do Decreto 5.378 de 23 de
fevereiro de 2005, o Programa tem como principais características: ser
essencialmente público, ser contemporâneo, estar voltado para a disposição de
resultados para a sociedade e ser federativo. Mais em http://www.gespublica.gov.br/
7.1 DIFERENÇAS ENTRE PROJETO E PROCESSO
Vimos que as definições de projeto e processo são:
Projeto – Projeto é um esforço planejado, com início e
fim definidos, caracterizado por criar algo novo, único ou singular, que não
havia sido feito antes da mesma maneira. É feito por pessoas e sofre
restrições, principalmente de tempo e custo e pode ser planejado de forma
progressiva.
Processo – Processo é um conjunto definido de atividades
ou comportamentos internos rotineiros, executados por humanos ou máquinas para
alcançar uma ou mais metas e compostos por várias atividades inter-relacionadas
que solucionam uma questão específica transformando insumos em produtos ou
serviços.
Entre os
conceitos de projeto e processo apresentados, a maior diferença está no fato de
que um projeto é feito para acabar quando seu objetivo é atingido, enquanto que
um processo é feito para ser perpetuado e atingir resultados cada vez mais padronizados
e eficientes.
Para o PMBOK® (2008), “os
projetos e as operações (processos) diferem principalmente no fato de que as
operações (processos) são contínuas e produzem produtos, serviços ou resultados
repetitivos... o trabalho de operações é contínuo e mantém a organização ao
longo do tempo”. Dessa forma as operações (processos) sustentam o trabalho e o
esforço dos projetos.
Apesar disso, projeto e processo possuem como ponto em
comum a busca da melhoria contínua. Projeto através de um esforço temporário,
processo através da melhoria contínua de ações seqüenciais para se atingir um
determinado resultado. Também ambos procuram obter a perpetuação deste
resultado.
Mesmo não se confundindo com processos, os quais se
repetem periodicamente desenvolvendo resultados similares a cada novo ciclo, a
condução de um projeto também faz uso de várias atividades repetitivas. Para
que se possa trilhar o ciclo de vida do projeto, executando cada vez melhor as
atividades de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e
encerramento das fases de um projeto, executam-se processos pré-definidos,
agrupados em grupos de processos, para se atingir os objetivos propostos.
Vejamos as diferenças
básicas entre projeto e processo:
|
PROJETO
|
PROCESSO
|
|
·
Esforço temporário e único;
·
Tem início e término definidos;
·
A equipe, reunida para este fim, planeja e
executa o projeto;
·
Enfrenta riscos e escopos que podem ser
desconhecidos;
·
Utiliza equipe multidisciplinar em sua
execução;
·
Termina com a criação de produto, serviço
ou resultado exclusivo.
·
A produtividade pode variar e a qualidade
dos resultados deve ser medida constantemente;
·
A sua execução pode exigir contingenciamentos
e mudanças constantes.
|
·
Atividade contínua;
·
Repete-se periodicamente;
·
As mesmas pessoas ou máquinas desempenham
as mesmas tarefas a cada novo ciclo do processo;
·
Os riscos são conhecidos e controlados e o
ambiente é estável;
·
A equipe pode ser individual e monodisciplinar;
·
Voltado à execução de um produto ou serviço
conhecido e parametrizado;
·
Controle de produtividade é estabelecido em
torno de padrões e metas de produção;
·
Constituído por uma sequência coerente de
atividades e desvios conhecidos.
|
 |
 |
BRASIL. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Secretaria de
Planejamento e Investimentos Estratégicos. Manual
de Elaboração: plano plurianual 2008-2011/ Ministério do Planejamento,
Orçamento e Gestão. Secretaria de Planejamento e Investimentos Estratégicos.
Brasília: MP, 2007.
PMI. Project Management Institute.
Project
Management Body of Knowledge - PMBOK, 4. ed., 2008.
ABPMP. Association of Business Process Management Professionals. Guia para Gerenciamento de Processos de
Negócio Corpo Comum de Conhecimento - BPM CBOK, v. 2.0, 2009.
Brasil. Ministério do Planejamento,
Orçamento e Gestão. Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação. Metodologia de Gerenciamento de Projetos do
SISP / Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, Secretaria de
Logística e Tecnologia da Informação. - Brasília: MP, 2011.
BPM CBOK - ASSOCIATION OF BUSINESS
PROCESS MANAGEMENT PROFESSIONALS (ABPMP). Guia para Gerenciamento de Processos de Negócio - Corpo Comum de
Conhecimento - Versão 2.0, 2009.
PRADO, Darci Santos do. Planejamento e
Controle de Projetos. Série Gerência de Projetos. Nova Lima (MG), INDG, 2004.
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