Ciclo de vida do projeto e grupos de processos em gerenciamento de projetos - visão PMBOK

6       Ciclo de vida do projeto

Segundo o PMBOK^® (2008), o ciclo de vida do projeto consiste em fases sequenciais que oferecem a estrutura básica para o gerenciamento de um projeto, com nome e número determinados pelas necessidades das organizações envolvidas, pela natureza do projeto em si e sua área de aplicação. As fases desta estrutura básica podem estar sobrepostas umas às outras, sendo sempre as mesmas independentemente do trabalho específico envolvido no projeto.

A estrutura básica do ciclo de vida do projeto envolve (mas não está limitada): início do projeto, organização e preparação, execução do trabalho do projeto e encerramento do projeto.

Figura 10- Gráfico representando o ciclo de vida de um projeto, com a relação entre o uso de recursos e o tempo de duração do projeto. Adaptado de PMBOK® (2008)

Durante o desenrolar das fases do ciclo de vida do projeto, os processos (reunidos em grupos) que compõem a estrutura do gerenciamento de projetos interagem no projeto, em maior ou menor grau. Os processos de gerenciamento de um projeto podem ser reunidos nos seguintes grupos de processos em gerenciamento de projetos, segundo o PMBOK^® (2008):

·         Iniciação

·         Planejamento

·         Execução

·         Monitoramento e controle

·         Encerramento

Os processos que compõem cada um dos grupos de processos em gerenciamento de projetos listados acima, por sua vez, são descritos em termos de:

·         Entradas (documentos, planos, desenhos etc.);

·         Ferramentas e técnicas (que se aplicam às entradas);

·         Saídas (documentos, produtos etc.)

Esses três componentes de processo (entradas, ferramentas e saídas) transformam decisões, condições, planos e reações em condições e progresso contínuo ao longo do projeto. A saída de um processo geralmente é a entrada para outro. Dentro de cada processo, as ferramentas e técnicas utilizadas orientam e influenciam as suas saídas. Uma saída com falhas pode comprometer a entrada de processos dependentes.

Desta forma os grupos de processos de gerenciamento de um projeto e suas principais saídas, ao longo do ciclo de vida do projeto, independentemente do tamanho ou complexidade do esforço temporário podem ser assim visualizados:

Figura 11- Grupos de processos e suas principais saídas ao longo do ciclo de vida do projeto. Adaptado de PMBOK (2008)

As principais saídas dos grupos de processos de gerenciamento do projeto em relação ao ciclo de vida do projeto são compostas, de forma simplificada, dos seguintes documentos:

·         Grupo Iniciação: Termo de Abertura do Projeto (Project Charter);

·         Grupo Planejamento: Plano de Gerenciamento do Projeto (Project Plan);

·         Grupo Execução: Termos de Aceite;

·         Grupo Monitoramento e Controle: Relatórios de Situação e Solicitações de Mudança;

·         Grupo Encerramento: Termo de Encerramento do Projeto.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

6.1           Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos

Segundo o PMBOK^® (2008), como forma de abordagem do gerenciamento de projetos, devemos considerar que ocorrem vários processos para a organização do trabalho, no decorrer do ciclo de vida do projeto. Os processos sistematizam a execução das atividades inerentes ao gerenciamento de um projeto. Estes processos estão reunidos em grupos de processos que coincidem, mas não se limitam, com as fases do ciclo de vida do projeto.

Grupos de processos são agrupamentos lógicos dos processos de gerenciamento de projetos descritos pelo PMBOK^®. São divididos em grupos de processos de: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. Em conjunto, esses cinco grupos são necessários para qualquer projeto, possuem ligações e dependências internas e devem ser realizados na mesma seqüência em cada projeto, independentemente da área de aplicação ou das especificações aplicadas. Os grupos de processos de gerenciamento de projetos não são fases do projeto.

Desta forma, os grupos de processos em gerenciamento de projetos segundo o PMBOK^® são os seguintes:

Grupo 01 | Iniciação: Refere-se aos processos realizados para se definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente, por meio da obtenção de autorização formal para o seu início. Neste grupo são delimitados o escopo do projeto e a identificação das partes interessadas. Neste grupo também podem ser desenvolvidas atividades para analisar a viabilidade do projeto. 

Grupo 02 | Planejamento: Reúne os processos necessários para se definir o escopo total do projeto, refinar os objetivos e planejar as ações necessárias para se alcançar os objetivos propostos, considerando as áreas de conhecimento relacionadas ao gerenciamento de projetos. O resultado deste grupo é o plano de gerenciamento do projeto. À medida que o projeto avança na execução de suas atividades, e informações são adicionadas e entendidas, o planejamento inicial poderá sofrer modificações sucessivas, iterativas e contínuas, também denominado “planejamento em ondas sucessivas”. 

Grupo 03 | Execução: Grupo voltado aos processos de execução do trabalho definido no grupo de processos Planejamento, a fim de satisfazer suas especificações e efetivar as entregas dos produtos ou serviços planejados. Durante a execução do projeto, as atividades executadas poderão impor um replanejamento, contínuo e iterativo, no planejamento inicial que foi elaborado no grupo de processos Planejamento.

Grupo 04 | Monitoramento e Controle: Refere-se aos processos necessários para o acompanhamento, a revisão e a regulação do desempenho do projeto, identificando as áreas nas quais serão eventualmente necessárias mudanças de planejamento para a sua efetivação. Neste grupo residem os processos realizados para se observar e medir regularmente a execução do projeto, de forma que possíveis problemas possam ser identificados no momento adequado a fim de que a equipe do projeto possa desenvolver ações preventivas e corretivas, quando necessário. No grupo de Monitoramento e Controle também são avaliados os impactos da execução das atividades do projeto, podendo gerar solicitações de mudança que alterarão o planejamento inicial ou o próprio modo de execução das ações do projeto.

Grupo 05 | Encerramento: Grupo que apresenta os processos destinados a finalizar todas as atividades referentes a todos os grupos de processos, voltados à formalização do término do projeto ou fase. Neste grupo obtém-se a aceitação do cliente ou patrocinador das entregas do projeto ou fase, documentam-se as lições aprendidas e encaminha-se a adequação dos processos da organização utilizados no projeto, bem como é efetivado o encerramento das aquisições, entre outros.

Figura 12 – Ciclo dos grupos de processos em Gerenciamento de Projetos (PMBOK, 2008)

Cabe destacar que, apesar dos esquemas didáticos geralmente considerarem os grupos de processos de gerenciamento de projetos como elementos distintos e com interfaces bem definidas, na prática, eles se sobrepõem e interagem durante todo o ciclo de vida do projeto. Assim, a representação da relação entre os grupos de processos e os respectivos níveis de interação pode assim ser descrita:

Figura 13- Interação entre grupos de processos de gerenciamento de projetos em um mesmo projeto. Fonte: PMBOK (2008) - Adaptado.

Segundo o PMBOK^® (2008), os grupos de processos de gerenciamento de projetos não são fases do projeto, pois um grupo de processos inclui os processos de gerenciamento de projetos que o constituem e que estão vinculados pelas respectivas entradas e saídas, onde o resultado (saída) de um processo torna-se a entrada de outro processo.

Quando um projeto de grande porte é dividido em fases ou subprojetos, os grupos de processos devem ser repetidos em cada fase ou subprojeto. A interação entre os grupos de processos (entradas e saídas) de um projeto principal e seus subprojetos pode ser ilustrada pela figura a seguir:

Figura 14- Projeto e subprojetos: interação entre grupos de processos (entradas e saídas).

--------------------------------------------------------------------------------------------------

REFERÊNCIAS

BRASIL. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Secretaria de Planejamento e Investimentos Estratégicos. Manual de Elaboração: plano plurianual 2008-2011/ Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Secretaria de Planejamento e Investimentos Estratégicos. Brasília: MP, 2007.

PMI. Project Management Institute. Project Management Body of Knowledge - PMBOK, 4. ed., 2008.

ABPMP.  Association of Business Process Management Professionals. Guia para Gerenciamento de Processos de Negócio Corpo Comum de Conhecimento - BPM CBOK, v. 2.0, 2009.

Brasil. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação. Metodologia de Gerenciamento de Projetos do SISP / Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação. - Brasília: MP, 2011.

BPM CBOK - ASSOCIATION OF BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PROFESSIONALS (ABPMP). Guia para Gerenciamento de Processos de Negócio - Corpo Comum de Conhecimento - Versão 2.0, 2009.

PRADO, Darci Santos do. Planejamento e Controle de Projetos. Série Gerência de Projetos. Nova Lima (MG), INDG, 2004.

Material preliminar do PMBOK® 5ª Edição - 2013 colhidos no website da Revista Mundo Project e no website do consultor Ricardo Vargas;