Estrutura organizacional da gestão de projetos em uma organização

10       ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Estrutura organizacional pode ser definida como o modo de arranjo das unidades e subunidades de uma organização, com previsão de atribuição de poder, responsabilidades e de instrumentos para o gerenciamento, envolvendo a tomada de decisões, o fluxo de informações e a distribuição de recursos. Inclui, mas não se limita, à descrição dos aspectos físicos (instalações), recursos humanos, ativos financeiros, aspectos jurídicos, estrutura administrativa e fatores econômico-financeiros de uma organização.

Não existe um padrão ideal de estrutura organizacional a ser aplicado em uma organização, mas aquele melhor adaptado às suas características, cultura interna, negócio, estratégias, recursos, processos administrativos e restrições (legais e tecnológicas). As estruturas organizacionais dividem-se em formais e informais.

A estrutura organizacional é um fator ambiental da organização que pode afetar a disponibilidade dos recursos e influenciar a maneira como os projetos são conduzidos (PMBOK, 2008). A atuação por projetos se dá em estruturas organizacionais funcionais, matriciais ou projetizadas, onde o gerente de projeto pode se reportar a um gerente funcional, a um gerente de portfólio ou de programas ou diretamente à alta administração.

Figura 19- Estrutura organizacional funcional. PMBOK, 2008.

Na estrutura organizacional funcional, os diretores ou responsáveis por cada área funcional coordenam os projetos, onde suas equipes se limitarão ao trabalho vinculado às suas funções, independentemente das outras funções executadas ou mantidas por outras áreas da organização.

Figura 20- Estrutura organizacional matricial balanceada. PMBOK, 2008.

Na estrutura organizacional matricial balanceada, a coordenação dos projetos é realizada por gerentes de projetos em tempo integral, combinando as características de uma organização funcional com o trabalho por projetos. Nesta configuração o gerente de projetos ainda se reporta e depende de um superior para decidir sobre a condução e financiamento do projeto. A estrutura matricial possui variações: fraca, balanceada e forte.

Figura 21- Estrutura organizacional projetizada. PMBOK, 2008.

Na estrutura organizacional projetizada ou por projetos, a maior parte da organização está envolvida e trabalha por projetos, onde a coordenação dos projetos é realizada por gerentes departamentais de projetos. Nesta configuração os gerentes de projetos possuem grande autonomia para decidir sobre a condução e financiamento dos seus projetos. Na organização estruturada por projetos, os recursos da organização podem atender a vários projetos simultaneamente.

Além das estruturas organizacionais mencionadas, existem outras que não serão aprofundadas neste trabalho: atomizada, orientada por processos, holográfica, holding, por unidades de negócio, entre outras.

10.1           Escritório de Projetos – PMO

Escritório de Projetos pode ser definido como o corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio.  Um Escritório de Projetos também é conhecido pela sigla PMO (Project Management Office). 

As funções de um Escritório de Projetos podem variar desde fornecer funções de suporte ao gerenciamento de projetos até ser responsável pelo gerenciamento direto de um projeto.

Em uma organização, os escritórios de projetos podem ser assim classificados:

Estratégico: EP Central – Escritório de Gestão de Projetos Central, subordinado ao Controle Estratégico. Tem foco na gestão dos projetos estratégicos da organização, em consonância com os direcionamentos da Alta Administração. É responsável pela gestão do portfólio de projetos estratégicos e pelo desenvolvimento e atualização da Metodologia de Gerenciamento de Projetos – MGP. Além disso, tem como atribuições relevantes, o acompanhamento dos Escritórios Setoriais e o monitoramento dos projetos estratégicos, incluindo a coleta, a consolidação e a disponibilização de informações atualizadas à Alta Administração, além da realização de capacitações e consultorias para o suporte metodológico a gerentes de projetos estratégicos e integrantes dos demais escritórios de projetos.

Setorial: EP Setorial – Escritório de Projetos Setorial. Está tecnicamente vinculado ao EP Central e administrativamente subordinado ao dirigente máximo da unidade em que está instituído (subunidade ou diretoria da organização). Assim, desenvolve, no âmbito de sua unidade, ações similares às desenvolvidas pelo escritório de nível estratégico no que se refere ao suporte metodológico aos gerentes, ao registro de monitoramentos de projetos e à apresentação de informações atualizadas aos gestores acerca do andamento dos projetos integrantes da carteira de projetos da unidade.  

Específico: EP – Escritório de Projeto Específico. Está relacionado ao agrupamento de projetos relativos ao mesmo tema ou objetivo e desenvolve atividades de suporte e acompanhamento de um ou mais projetos específicos e seus respectivos subprojetos, se for o caso. O vínculo ou subordinação administrativa de um Escritório de Projeto Específico ficará a critério da Administração da unidade.

A estrutura organizacional do gerenciamento de projetos em uma organização pode ser organizado tecnicamente da seguinte forma:

Estrutura organizacional possível do gerenciamento de projetos em uma organização.

O Controle Estratégico/Alta Administração propõe diretrizes técnicas para o EP Central e para o EP Setorial.

O EP Central está subordinado administrativamente à Alta Administração e tem foco na gestão dos projetos estratégicos da organização, em consonância com os direcionamentos desta.

O EP Setorial está tecnicamente vinculado ao EP Central e administrativamente subordinado ao dirigente máximo da unidade em que está instituído.  No caso de existir uma Unidade de Controle Estratégico (UCE) em determinada unidade, o EP Setorial ficará subordinado administrativamente àquela UCE. O EP Setorial desenvolve ações similares às desenvolvidas pelo EP Central, mas no âmbito da unidade a que está subordinado.

O EP Projeto Específico desenvolve ações de gerenciamento de projetos focadas em projetos específicos, estando subordinado tecnicamente ao EP Central e administrativamente ao EP Setorial (salvo a exceção tratada logo em seguida) ao qual está vinculado ou, na falta deste, ao dirigente máximo da unidade onde o projeto está sendo desenvolvido.

 No caso de EP Projeto Específico, a subordinação administrativa será determinada pelo dirigente máximo da unidade. A importância estratégica do projeto (e de seus respectivos subprojetos, se for o caso) para o dirigente da unidade, poderá ensejar um controle mais apurado e compartimentado das atividades daquele projeto, ficando a critério da Administração o vínculo administrativo que será aplicado àquele EP Específico.

10.2           Escritório de Gestão de Projetos Central – EP Central

O EP Central, subordinado ao Controle Estratégico/Alta Administração pode ter entre suas atribuições e atividades:

·         Acompanhar o portfólio de projetos estratégicos que a Alta Administração definir como prioritários;

·         Propor um Plano de Implantação, por fases, da gestão de projetos estratégicos na organização;

·         Executar as ações previstas no Plano de Implantação e elaborar relatórios gerenciais para a Alta Administração, periódicos ou quando solicitado;

·         Definir metodologia de gestão de projetos normais/estratégicos para a organização e promover sua disseminação;

·         Elaborar e propor minutas/propostas de normativos e instruções técnicas ao presidente da organização e/ou Conselho de Administração. Expedir memorandos, instruções e despachos, no âmbito de sua competência;

·         Padronizar processos de gestão de projetos, observando as normas e orientações em vigor;

·         Propor a aquisição e utilização de ferramentas informatizadas de gestão de projetos; e,

·         Propor capacitação de pessoal de acordo com as competências necessárias para o desempenho das funções ligadas à gestão de projetos.

10.3           Escritório de Projetos Setorial – EP Setorial

Os EP Setoriais são instituídos, no âmbito da organização, em diretorias, unidades, coordenações e divisões, com a definição de suas respectivas subordinação e atribuições em consonância com as diretrizes administrativas e organizacionais da organização. As diretrizes técnicas são estabelecidas pelo EP Central.

Para projetos muito complexos, com vários subprojetos vinculados, pode ser criado um EP Projeto Específico para gerenciar as atividades inerentes ao gerenciamento de projetos daquela iniciativa. O EP criado, passa a existir de forma “virtual” no sistema informatizado de gestão de projetos, mas pode não integrar a estrutura formal da unidade administrativa a qual está vinculado.

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